Karanfiloğlu Hukuk Bürosu olarak, şirketinizin gizlilik politikası oluşturma sürecinde dikkat edilmesi gereken başlıca unsurlar konusunda rehberlik ediyoruz. Ülkemizdeki Veri Koruma Kanunu olan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ışığında oluşturacağınız gizlilik politikası, müşterilerinizin ve çalışanlarınızın kişisel verilerinin korunmasını sağlamak için önem arz etmektedir. Bu yasaya uygun bir gizlilik politikası, verilerin işlenme amacı, yasal dayanakları ve saklama süreleri hakkında detaylı bilgilendirme içermelidir. Ayrıca, veri sahiplerinin haklarına dair bilgilendirmeler ve özel nitelikteki kişisel verilerin işlenmesine ilişkin hükümler de politikada yer almalıdır. Unutulmamalıdır ki, KVKK maddelerine uyum sağlamayan şirketler ciddi yaptırımlarla karşılaşabilir. Bu nedenle, şirketinizin gizlilik politikasının güncel yasal düzenlemelere uygun olması büyük önem taşımaktadır. Karanfiloğlu Hukuk Bürosu olarak, bu sürecin her aşamasında yanınızdayız.
Hukuka Uygun Gizlilik Politikaları Nasıl Oluşturulur
Hukuka uygun bir gizlilik politikasının temel taşlarından biri, kişisel verilerin işlenmesindeki yasal dayanakların açıkça belirtilmesidir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) hükümleri gereği, veri sorumluları kişisel verileri ancak kanuna uygun bir şekilde işleyebilir, dolayısıyla gizlilik politikanızda bu hususlar detaylandırılmalıdır. Bu kapsamda, verilerin hangi amaçla toplandığı, hangi hukuki gerekçelere dayalı olarak işlendiği ve kimlerle paylaşılabileceği konularına açıklık getirmek mühimdir. Özellikle KVKK madde 5 ve madde 6’nın getirdiği yükümlülükler çerçevesinde, işlenmesi gereken özel nitelikli kişisel verilere yönelik alınacak tedbirlerin ve gerekli hallerde ilgili kişiden alınacak açık rızanın politikada vurgulanması gerekir. Karanfiloğlu Hukuk Bürosu olarak, gizlilik politikanızın tüm bu detayları kapsadığından emin olmanıza yardımcı olmak için yanınızdayız.
Gizlilik politikanızda belirlemeniz gereken bir diğer önemli unsur da veri sahiplerinin haklarına dair bilgilendirmedir. KVKK madde 11, veri sahiplerine çeşitli haklar tanımakta olup, bu hakların kapsamlı bir şekilde politikanızda yer alması önem taşımaktadır. Veri sahiplerine sağlanan haklar arasında, veri işleyicisine başvuruda bulunarak kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenen verilere ilişkin bilgi talep etme, verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme gibi haklar bulunmaktadır. Ayrıca, kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılıp aktarılmadığını bilme ve verilerde herhangi bir eksiklik ya da yanlışlık varsa düzeltilmesini talep etme hakları da gizlilik politikanızda açıkça belirtilmelidir. Karanfiloğlu Hukuk Bürosu olarak, veri sahiplerinin haklarına dair bilgilendirmelerin doğru ve kapsamlı bir biçimde politikanızda yer almasını sağlamanız için size rehberlik edebiliriz.
Gizlilik politikanızda üçüncü ve son olarak düzenlemeniz gereken husus, kişisel verilerin güvenliğinin nasıl sağlanacağı konusudur. KVKK madde 12 uyarınca, veri sorumluları kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemek, verilere yetkisiz erişimi engellemek ve verilerin güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. Bu bağlamda, veri güvenliğini sağlamak için alınan teknik ve idari tedbirlerin politikanızda ayrıntılı bir şekilde açıklanması gerekmektedir. Örneğin, verilerin korunması için kullanılan şifreleme yöntemleri, erişim kontrol mekanizmaları ve düzenli güvenlik taramaları gibi tedbirlerin açıklanması, müşterilerinizin ve çalışanlarınızın verilerinin korunduğuna dair güvence sağlayacaktır. Karanfiloğlu Hukuk Bürosu olarak, bu güvenlik tedbirlerinin doğru ve etkin bir şekilde politikanıza entegre edilmesini sağlamak için uzman ekibimizle sizin yanınızdayız. Unutulmamalıdır ki, veri güvenliği konusunda yeterli önlemleri almayan şirketler, hem hukuki hem de itibar anlamında ciddi zararlarla karşılaşma riski taşır.
Kişisel Verilerin Korunmasına Dair Yapılması Gerekenler
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (KVKK) uygun bir gizlilik politikasının belirlenmesi, veri sorumlularının en önemli yükümlülüklerinden biridir. Öncelikle, şirketlerin veri koruma yönetim sistemlerini oluşturup, kişisel verilerin hangi amaçlarla ve nasıl işleneceğini net bir şekilde tanımlamaları gerekmektedir. Gizlilik politikası hazırlanırken, KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen genel ilkelere uyulması esastır; bu ilkeler veri işleme faaliyetlerinin hukuka uygun, doğru, güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar doğrultusunda olmasını sağlar. Ayrıca, veri işleme süreçlerinin her aşamasında, 5. ve 6. maddelerde değinilen veri işleme şartlarına ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesiyle ilgili hükümlere dikkat edilmelidir. Karanfiloğlu Hukuk Bürosu olarak, şirketinizin gizlilik politikası oluştururken, KVKK’nın getirdiği tüm yükümlülüklere uyduğunuzdan emin olmanız için profesyonel destek sunmaktayız.
Gizlilik politikasının oluşturulmasında bir diğer önemli adım, veri sahiplerinin bilgilendirilmesidir. KVKK’nın 10. maddesi uyarınca, veri sorumlularının, veri sahiplerine verilerinin işleme amaçları, verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, verilerin toplanma yöntemi ve hukuki sebebine ilişkin aydınlatıcı bilgiler sunması zorunludur. Veri sahiplerinin aydınlatılması, sadece yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda şeffaflık ve güven inşası açısından kritik bir adımdır. Şirketler, veri sahiplerine bu bilgileri, öncelikle veri toplama anında sunmalı ve gerektiğinde açık rıza almaları gerekmektedir. Aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek, veri sahiplerinin KVKK’nın 11. maddesinde belirtilen haklarını daha etkin kullanabilmelerini sağlar. Karanfiloğlu Hukuk Bürosu olarak, şirketinizin veri sahiplerine yönelik bilgilendirme süreçlerini etkin ve yasalara uygun bir şekilde yönetebilmeniz için kapsamlı çözümler sunuyoruz.
Gizlilik politikasının tamamlanmasının ardından, bu politikaların düzenli olarak gözden geçirilmesi ve güncellenmesi de önem arz etmektedir. 6698 sayılı KVKK’nın gerekliliklerine tam uyum sağlamak üzere sürekli bir değerlendirme süreci yürütülmeli ve değişen yasa veya düzenleyici gelişmelere paralel güncellemeler yapılmalıdır. Bu süreçler, KVKK’nın 12. maddesi kapsamında alınması gereken teknik ve idari tedbirlerin etkinliğini artırıp, veri ihlallerini minimize etmek için de kritik bir önlem teşkil eder. Ayrıca, veri işlemeye dair yeni uygulamalar veya değişiklikler, gizlilik politikasında güncellenmeli ve çalışanlara bu değişiklikler hakkında bilgilendirme yapılmalıdır. Karanfiloğlu Hukuk Bürosu olarak, şirketlerin gizlilik politikalarını periyodik olarak değerlendirmeleri ve gerekli düzenlemeleri yapmaları konusunda tecrübemizle rehberlik ediyoruz, böylece hukuki uyumluluğun sürdürülebilir olmasını sağlıyoruz.
Gizlilik Politikalarında Dikkat Edilmesi Gereken Hukuki Hususlar
Gizlilik politikaları oluşturulurken dikkate alınması gereken en önemli hukuki hususlardan biri, KVKK’nın 5. ve 6. maddeleri uyarınca kişisel verilerin işlenme şartlarının doğru bir şekilde belirlenmesidir. Bu kapsamda, kişisel verilerin hangi hukuki dayanaklarla işlendiği, kimlerle paylaşıldığı ve hangi amaçlar için saklandığı açıkça belirtilmelidir. Ayrıca, veri işleme faaliyetine ilişkin aydınlatma yükümlülüğü de 10. madde doğrultusunda eksiksiz bir şekilde yerine getirilmelidir. Şirketlerin aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirirken veri sahiplerine, hangi verilerin toplandığı, bu verilerin nerede ve nasıl kullanıldığına dair açık ve anlaşılır bilgi sunması gerekmektedir. Bu sayede, veri sahiplerinin bilgilendirilmiş bir şekilde rıza gösterebilmeleri sağlanır ve olası hukuki sorunların da önüne geçilir. Karanfiloğlu Hukuk Bürosu olarak, gizlilik politikanızın bu temel yükümlülüklere uyumlu hale getirilmesi hususunda uzman desteği sunmaktayız.
Karanfiloğlu Hukuk Bürosu olarak, bir diğer önemli hukuki hususun, KVKK’nın 11. maddesi kapsamında veri sahiplerinin haklarının korunması olduğuna dikkat çekmekteyiz. Gizlilik politikalarınızda, veri sahiplerine erişim, düzeltme, silme, işlemeyi kısıtlama, itiraz etme ve veri taşınabilirliği gibi hakların nasıl kullanılabileceğine dair ayrıntılı bilgilendirme bulunmalıdır. Özellikle, veri sahiplerinin bu haklarını hangi yöntemlerle kullanabilecekleri ve taleplerine ne kadar süre içerisinde yanıt alabilecekleri hususunda şeffaf ve anlaşılır bilgilendirmeler yapılması önem arz etmektedir. Ayrıca, veri sorumlusu olarak şirketin, gelen taleplerin karşılanması noktasında KVKK’daki süreler çerçevesinde hızlı ve etkin bir yanıt mekanizması oluşturması gerekmektedir. Şirketinizin gizlilik politikasını bu hususlara uygun olarak yapılandırmak, olası hak ihlalleri ve buna bağlı hukuki yaptırımların önüne geçilmesine yardımcı olacaktır.
Gizlilik politikalarının KVKK’ya uyumlu olması kadar, Avrupa Birliği’nin Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) gibi uluslararası düzenlemelerin gerekliliklerine de dikkat edilmelidir. Özellikle, uluslararası düzeyde hizmet sunan ya da bu pazara açılmayı hedefleyen şirketler için GDPR’nın 13. ve 14. maddeleri kapsamında, veri sahiplerine yeterli bildirimde bulunulması zorunludur. Bu, yalnızca Türkiye’de değil, uluslararası iş ortakları ve müşterilere de güvence sağlar. Ayrıca, üçüncü taraflarla veri paylaşımı ve iş birliği süreçlerinde, hangi tarafların hangi verilere erişim sağlayabileceği ve bu verilerin nasıl kullanılacağı hakkında detaylı bir protokol oluşturulması gerekmektedir. Karanfiloğlu Hukuk Bürosu olarak, karmaşık olsa da gerekli olan bu yasal uyum sürecinde sizlere kapsamlı danışmanlık sunarak, sınır ötesi veri akışlarında dahi hukuki güvence sağlar ve olası veri ihlallerine karşı koruma oluştururuz.
Bilgilendirme: Bu yazı yalnızca genel bilgilendirme amacı taşımaktadır ve kişisel durumunuzun değerlendirilmesi için bir hukuk uzmanına danışmanız önemle tavsiye edilir. Bu yazıdaki bilgilerin kullanılmasından kaynaklanabilecek herhangi bir sorumluluk kabul edilmemektedir.
